Postilaatikko täyttyy, kalenteri täyttyy, tehtävälista kasvaa yhä suuremmaksi. Ja sitten kuulemme, kuinka joku, jota ihailemme, reagoi samaan kaaokseen helposti. He harvoin sanovat: ”Minulla ei ole aikaa”. He sanovat jotain muuta. Ja tämä pieni muutos muuttaa kaiken.
Sisällysluettelo
Sinä aamuna, kun huomasin tämän, kaupunki oli vielä heräämässä. Perustaja, joka oli pukeutunut lenkkareihin ja bleiseriin, astui kahvilaan klo 7.42, selasi kalenteriaan ja palasi kolmeen viestiin, joista jokaisessa oli uusi kysymys. ”Ei tällä viikolla.” ”Tuotearvostelun jälkeen.” ”Vaihdetaanko X Y:ksi?” Hän ei ollut kylmä. Hän oli tarkka. Hänen takanaan jonossa ollut konsultti kuiskasi: ”Minulla on kaikki hallinnassa” ja suostui puheluun, jota hän ei tarvinnut. Hän ei sanonut ”ei”. Hän suostui suunnitelmaansa. Hänen cappuccinonsa vaahto laskeutui, kun hän leikkasi kaksi keskittymisjaksoa päiväänsä, ikään kuin ne olisivat tapaamisia itsensä kanssa. Hän ei koskaan lausunut sanaa, jossa oli t-kirjain.
Hallitse aikaa, hallitse valintoja
Katsokaa ihmisiä, jotka pitävät lupauksensa. He eivät melkein koskaan sano: ”Minulla ei ole aikaa”. He sanovat: ”Se ei ole suunnitelmissa”, ”Ei tällä vuosineljänneksellä” tai ”Voin tehdä sen, jos luovumme Y:stä”. Se ei ole kohteliaisuutta tai rohkeutta. Se on tapa nimetä kompromissit ääneen. Taika ei ole pornografisessa tuottavuudessa. Se on omistajuuden tunne. He suhtautuvat kalenteriinsa sopimuksena, eivät toivelistana. Ryhdy kalenterisi omistajaksi. Tai joku muu tekee sen puolestasi.
Otetaan esimerkiksi Amir, tuoteosaston johtaja, joka lakkasi hukkuvan viime viikolla, kun hän alkoi merkitä jokaisen pyynnön ”Pakolliseksi”, ‘Miellyttäväksi’ tai ”Jossain vaiheessa”. Hän valitsi kaksi vaihtoehtoa viikoksi ja vartioi niitä kuin porttia. Tapaamiset vähenivät. Pingot hidastuivat. Hän palautti keskittymisensä lähettämällä viestejä kahdesti päivässä tiettyyn aikaan. Kalifornian yliopiston Irvine-kampuksen tutkimus osoitti, että keskittymisen palautuminen häiriön jälkeen kestää noin 23 minuuttia. Kuvittele nyt, että lataat 15 satunnaista ilmoitusta yhteen ikkunaan sen sijaan, että antaisit niiden räjähtää koko päivän ajan. Keskimäärin ihminen tarkistaa puhelimensa yli sata kertaa päivässä. Ei ole ihme, että päivä kuluu huomaamatta.
Tämän lauseen katoamiselle on syvempi syy. Kieli muokkaa käyttäytymistä. Kun sanot ”Minulla ei ole aikaa”, luovutat hallinnan jollekin epämääräiselle voimalle ulkopuolellasi. Kun sanot ”Päätän olla tekemättä sitä”, otat hallinnan takaisin itsellesi. Se on hieman tuskallista. Ja tämä tuska luo tarkkuutta. Kokeile sanoa: ”Tämä ei ole minulle nyt prioriteetti”. Jos se kuulostaa väärältä, se on hyvä. Olet juuri löytänyt arvokonfliktin, jonka voit todella ratkaista. Jos se kuulostaa oikealta, olet vapauttanut itsesi hiljaisesta, syyllisyyttä herättävästä ”ehkä”.
Mitä he tekevät eri tavalla päivittäin
He suunnittelevat ratkaisuja, eivät toiveita. Yksinkertainen liike: jaa päivä useisiin nimettyihin osiin. Kaksi 90 minuutin osiota syvälliseen työhön. Yksi 45 minuutin hallinnollinen jakso sähköpostille, Slackille ja lomakkeille. 30 minuutin ikkuna tehtävien suunnitteluun ja lajitteluun ennen lounasta. Loput määräytyy todellisuuden mukaan. Nimeä osat tuloksiksi, älä tehtäviksi: ”Laadi tarjous asiakkaalle” eikä ”Työ”. Lisää sitten pieni puskuri jokaisen osan jälkeen. Nämä puskurit ovat elämän puskureita.
Yleisiä ansioita? Päivän ylikuormitus, jokaisen signaalin kohteleminen palona ja unohduksellisuus. Varaa korkeakognitiivinen työ parhaimmille tunneillesi, vaikka se tarkoittaisi luopumista ”nopeasta synkronoinnista” klo 10 aamulla. Meillä kaikilla on ollut hetkiä, jolloin klo 9 aamulla päivä näytti selvältä, mutta keskipäivällä se oli täynnä ruuhkia. Se ei ole epäonnistuminen. Se on normaalia. Luo lisäaikaa. Tee päivittäinen top 3 -lista ennen kuin avaat sähköpostisi. Ollaan rehellisiä: kukaan ei tee tätä joka päivä. Ydin ei ole täydellinen. Se on toistettavissa.
Sanat ovat työkaluja. Käytä skenaarioita, jotka osoittavat kunnioitusta, poikkeamatta suunnitelmastasi. Sano: ”Olen täysin varattu torstaihin asti” tai ”Voin auttaa, jos keskeytämme Z:n”. Se ei ole sydämettömyyttä. Se on selkeyttä yhdistettynä ystävällisyyteen. Kieli määrittää käyttäytymisen. Valitsemasi lause opettaa muille, miten hallita aikaasi ja miten hallitset sitä itse.
”Aika on arvojen peili, ei kalenteriongelma”, sanoi eräs perustaja minulle. ”Kun lakkaan sanomasta ‘ei ole aikaa’ ja alan sanoa ‘ei tällä viikolla’, lakkaan valehtelemasta itselleni.”
- Korvaa ”Minulla ei ole aikaa” lauseella: ”Se ei ole prioriteetti tällä viikolla”.
- Ehdota sopimusta: ”Kyllä, jos luovumme X:stä tai siirrämme Y:n”.
- Määritä aikaväli: ”Seuraava avaus on perjantaina klo 14–15”.
- Aseta selkeät rajat: ”En ole verkossa klo 18–20 perheen takia”.
- Nimeä tulos: ”Ilmoita minulle, kun sinulla on luonnos.”
Kokeile tätä yhden todellisen, kaoottisen viikon ajan
Valitse ehdotus ja testaa sitä. Korvaa seitsemän päivän ajan ”Minulla ei ole aikaa” jollain totuudenmukaisemmalla. Tunne, kuinka se tuntuu kehossasi, kun sanot: ”Ei ole prioriteetti tällä viikolla” tai ”Voin auttaa, jos luovumme Z:sta”. Huomaa, mitä tapahtuu kalenterillesi, kun puolustat kahta keskittymisjaksoa kuin ne olisivat VIP-henkilöitä. Huomaa, mitä tapahtuu iltaillesi, kun lisäät yhden 30 minuutin puskurin ennen illallista. Suojaa kenttiä. Siellä piilee väsymys. Saatat ärsyttää joitakin ihmisiä, jotka ovat tottuneet välittömään ”kyllä”-vastaukseen. Saatat tuntea syyllisyyttä. Sitten tunnet jotain parempaa — tilaa. Tila tekee sinusta älykkäämmän. Se tekee sinusta myös ystävällisemmän, koska et enää käy salaisia neuvotteluja itsesi kanssa.
USEIN KYSYTYT KYSYMYKSET :
- Eikö ”ei ole prioriteetti” ole liian jyrkkä ilmaisu? Rehellisyys voi tuntua terävältä ensimmäisellä kerralla. Lisää konteksti: ”Ei ole prioriteetti tällä viikolla, koska olen viimeistelemässä esitystä kolmannesta aiheesta”. Selkeys on parempi kuin epämääräiset anteeksipyynnöt.
- Mitä teen, jos olen vanhempi tai huoltaja, jolla on todellisia rajoituksia? Sinulla on silti valinnanvaraa, vain vähemmän. Käytä mikrolukkoja, määritä etukäteen tärkein prioriteettisi ja puolusta yhtä kiistatonta aikaa päivässä. Viisi pientä voittoa on parempi kuin yksi myyttinen vapaapäivä.
- Kuinka sanoa tämä pomolle niin, ettei se kuulosta provosoivalta? Ehdottaa vaihtoehtoja: ”Voin suostua tähän, ja se siirtää tarkastuksen perjantaiksi. Tai jätämme tarkastuksen keskiviikoksi ja etsimme jonkun tekemään sen.” Kompromissit kannustavat päätöksentekoon.
- Aikatauluni on arvaamaton. Toimiko tämä ollenkaan? Käytä selkeitä rajoja ja pehmeää keskustaa. Aseta keskittymislohko ikään kuin olisit oikeassa kokouksessa, mutta anna sen sisällä olevien tehtävien olla joustavia. Kun kaaos iskee, siirrä lohkoa, älä poista sitä.
- Kuinka kieltäytyä kokouskutsusta piilottamatta läsnäoloasi? Kokeile: ”Tällä viikolla olen kiireinen. Ensi torstaina se onnistuu.” Tai: ”En voi tulla illalliselle, mutta voin käydä 20 minuutin kävelyllä lounastauolla.” Rajat, jotka voidaan rakentaa, säilyttävät lämpimät suhteet.
